Préparer son stand au forum des Assos
Conseils et dernières astuces pour un forum réussi.
Événement incontournable de l’année, le forum des associations est l’occasion de faire connaître votre association, de recruter de nouveaux adhérents et bénévoles et d’établir de nouveaux contacts.
Que vous fassiez partie des retardataires ou au contraire que vous soyez fin prêts pour y participer : voici quelques conseils pour que votre stand soit une réussite !
Les questions à se poser avant de se lancer
Pour débuter, nous vous proposons de vous poser quelques questions pour organiser votre préparation.
- Pourquoi avons-nous inscrit notre asso au forum ?
- Quel est le bilan de nos précédentes participations et qu’avons nous retenu ?
- Quelles sont les personnes avec qui nous souhaiterions prendre contact durant le forum ?
- Qu’est ce que notre asso propose ?
- Qu’est-ce qu’elle recherche ?
- Décrire mon asso en 1 phrase: “Notre association a pour objet… elle propose donc… »
Pour bien se préparer
1. Fixez-vous des objectifs
En tant qu’association participant au forum, l’objectif principal est de se faire connaître.
Cependant, il est aussi important de définir des sous-objectifs en fonction de la vie de votre association : est-ce que vous voulez gérer les inscriptions ? Gagner en adhérents ? Recruter des bénévoles ? Ou faire du lien avec d’autres assos ?
La liste est longue et vous aurez peu de temps pour passer un message : d’où l’importance de prendre un temps de définition de vos buts. Cela va vous permettre d’adapter votre préparation pour capter vos publics.
A retenir : Priorisez 2 ou 3 objectifs et adaptez votre message en fonction.
2. Mobilisez et faites-en un temps de rencontre bénévoles
Qu’ils soient réguliers ou ponctuels, chaque bénévole de votre asso peut avoir sa place dans l’installation ou la tenue du stand. En plus de créer un moment convivial et alléger la tâche, votre association représentée par de multiples visages sera d’autant plus attirante pour le public.
Pour que le bénévole ne s’épuise pas sous le soleil et les questions, nous vous encourageons à organiser un roulement de quelques heures. Et si possible en binôme pour favoriser les échanges et les rencontres. Bien entendu, cette organisation demande de la coordination et de la communication en amont afin de diffuser les mêmes informations au stand !
A retenir : Invitez en avance votre groupe élargi de bénévoles et organisez cette participation de manière conviviale pour que chacun trouve sa place.
3. Communiquez
Mettre le paquet sur les supports et visuels : Pas le temps pour les longs discours ! Les potentiels adhérents/bénévoles sont sollicités de tous les côtés pendant le forum. Les visuels sont votre arme secrète pour attirer l’œil puis l’intérêt des passants.
Préparer un ou plusieurs messages : Après avoir attiré les curieux par les visuels, tout se joue dans votre présentation: quels messages avez-vous à partager ? Quelles sont vos propositions aux adhérents ? Comment adapter les mots à vos interlocuteurs pour leur parler directement ce qui les concerne (tels cours ou activités) ?
NB : Un autre intérêt d’être plusieurs bénévoles pendant le forum est la possibilité de communiquer un même message de manière différente.
Quelques messages à préparer
Appel à bénévoles : préparez votre présentation orale en complétant une annonce numérique sur la plateforme « Je veux aider ». En précisant dès maintenant le(s) profil(s) recherché(s), vous aurez préparé une proposition concrète.
Appel à adhérents : Prenez le temps de préparer « vos arguments » pour donner envie de rejoindre vos rangs. : quelles valeurs défendez-vous ? Quelles propositions exclusives aux membres ?
Témoignages : Qui de mieux que vos membres pour parler de votre association ? Les adhérents et bénévoles ont des histoires et des expériences au sein de l’asso qui peuvent être intéressantes à partager. A l’occasion de moments conviviaux ou de quelques coups de fil, vous pouvez glaner des témoignages et les valoriser sur votre stand. Le Comptoir des Assos vous met à disposition un kit de communication sur Canva à copier pour mettre en valeur ces témoignages.
A retenir : Préparez un message clair, adapté et percutant et avec des bases communes entre tous les bénévoles de la tenue du stand.
Votre asso sur les réseaux
Le forum des assos est un moment phare de la vie de votre association. C’est donc l’occasion d’inviter largement votre “communauté” c’est-à-dire vos adhérents, vos partenaires mais aussi les curieux et anciens participants qui pourraient se rapprocher du cœur de votre asso. Petits mails ciblés, posts sur les réseaux sociaux, relai de l’affiche, bouche à oreille… faites jouer vos réseaux pour promouvoir votre participation et encourager vos contacts à passer vous voir !
A retenir : En amont, pendant et après, mobilisez votre communauté via les réseaux sociaux et vos outils de communication
Le Jour J : tout est question de posture
Grands sourires, intérêts et questions, présentation de vos flyers… La posture est importante pour donner envie au public de vous rejoindre ! Il y a des timides qui attendent que l’on brise la glace, d’autres qui préfèrent regarder tranquillement : à vous de vous adapter.
Les bonnes et mauvaises idées :
Voici une petite liste des bonnes et des mauvaises idées pour vous donner de l’inspiration. A vous de les distinguer !
- Installer le stand au dernier moment
- Vous vêtir de signes distinctifs (veste,badge, etc.)
- Profiter de la tenue du stand pour faire un mini-Conseil d’Administration
- Proposer des jeux, quizz, lots à gagner, etc.
- Attendre assis derrière votre stand que l’on vienne vous interpeller
- Tenir une feuille libre pour proposer aux publics de garder contact
- Exposer des photos et autres visuels qui parlent de vos activités
- Préparer des écriteaux très petits
- Exposer des objets insolites qui représentent votre activité
- Laisser le stand vide durant la pause café
Les réponses
- mauvaises idées : 1, 3, 5, 8,10
- bonnes idées : 2, 4, 6,7,9
