Le fichier des adhérents
Le fichier des adhérents : Késako ?
Le fichier des adhérents c’est quoi exactement ? Comment bien le gérer ? Quelles sont les obligations à respecter ? On fait le tour.
Le fichier des adhérents est un document papier ou informatique comprenant les informations personnelles des membres de l’association (nom et prénom, adresse, rôle dans l’association, compétences particulières, etc).
Dès qu’un nouvel adhérent intègre l’association, son nom doit y être ajouté et, lorsqu’il la quitte ou est radié pour telle ou telle raison, son nom doit en être retiré. L’association est notamment tenue d’informer les adhérents de l’existence de ce fichier, de leurs droits d’opposition, d’accès et de rectification.
Aujourd’hui, avec la digitalisation du fichier des adhérents et des logiciels spécialisés, la gestion est encore plus simple. Cependant, il est important de soulever que le fichier des adhérents est soumis à une réglementation particulière, renforcée par le règlement général sur la protection des données (RGPD) entré en vigueur le 25 mai 2018, de même que les adhérents conservent des droits sur les informations renseignées.
Fichier des adhérents : Est-il concerné par le RGPD ?
Aux yeux du RGPD une donnée personnelle est toute information permettant d’identifier une personne directement (nom, prénom, etc.) ou indirectement (numéro de sécurité sociale, numéro de téléphone, etc.).
Si le fichier des adhérents faisait déjà l’objet de mesures protectrices avant l’entrée en vigueur du RGPD, ce dernier va plus loin. Par exemple le RGPD supprime la déclaration du fichier des adhérents à la CNIL, mais en contrepartie les associations sont désormais pleinement responsables des données qu’elles traitent.
Les principales modifications concernent :
- l’information des adhérents dont les données sont collectées : il est obligatoire de justifier la collecte, l’utilisation d’informations et de fournir l’identité de la personne responsable de cette collecte ;
- le droit à la portabilité : un adhérent a la possibilité de récupérer l’intégralité des données collectées à son sujet pour les conserver à titre personnel ou les transférer à une autre structure ;
- l’opposition : tout adhérent peut s’opposer à l’utilisation des données qui le concernent ;
- la demande d’effacement et le droit à l’oubli : tout adhérent peut demander l’effacement de ses données ;
- l’action de groupe : des associations ou des collectifs peuvent agir en justice pour faire valoir les droits des adhérents en matière de protection des données personnelles ;
Sources Helloasso et Assistant Juridique.
