1- Trouver une date et le lieu : Le contexte dans lequel se déroule une réunion ou des discussions influence directement la gestion des conflits et la réunion. Choisir un espace adapté et la disposition de la salle.

2- Anticiper la convivialité :Favoriser une atmosphère conviviale lors des réunions afin d’encourager la prise de parole et permettre la participation de chacun. Des brises-glaces peuvent aider et faciliter l’ambiance.

3- Définir les objectifs de la réunion : Attention pas plus de 2 objectifs par réunion

4 – Rédiger un ordre du jour : Alimenté par tous avec des temps séquencés.

5- Répartir les rôles : L’animateur qui coordonne les prise de parole, le gardien du temps qui donne du rythme et le secrétaire en charge du compte-rendu. Les personnes introduisent jouent un rôle clé dans la gestion de conflits. Il est donc essentiel de soigner leur posture et leur discours dès le début.

6– Rappeler le cadre commun : Clarifier le déroulé pour éviter les frustrations liées à une mauvaise gestion du temps et s’assurer qu’aucun sujet important pour les participants ne soit ignoré. Définir un cadre relationnel c’est-à-dire “De quoi ai-je besoin pour me sentir à l’aise aujourd’hui dans ce groupe ?” pour clarifier et de s’accorder sur des règles du jeux communs.

7 – Différencier les formats d’échanges et les outils

8- La conclusion de la réunion : Indiquer clairement que le temps d’échange est terminé tout en rappelant les grandes décisions et les prochains pas. Il est possible d’échanger sur la réunion (ce que j’ai apprécié, ce qu’on peut améliorer, ce que j’ai appris) pour renforcer la dynamique collective et éviter les conflits.